さて、もうすぐ、新入社員になるみなさん。中堅サラリーマンの私から新入社員のみなさんへ、必要なスキルをアドバイス。これだけ押さえておけば、新社会人生活がスムーズに行くこと間違いなしです。
1. コミュニケーション能力
社会人にとって、コミュニケーション能力は重要です。先輩や同僚、上司と良好な関係を築き、さらに、効率的に仕事を進めるための能力です。
よく、「ホウレンソウ」などと言いますが、これ、本当に重要です。ちなみにホウレンソウとは、仕事をするときに必要な「報告」「連絡」「相談」のことです。
「報告」とは、自分がやったことややることを上司や同僚に伝えることです。例えば、今日の仕事の進捗や成果、明日の予定などです。怖い上司や先輩への報告、失敗したこと、出来なかったことの報告、言いにくいですよね。私も、以前、ちょっととっつきにくい上司だった時、報告をきちんとせずにいたら、逆に余計とっつきにくくなった経験があります。言いにくいことこそ先に言ってしまったほうがよいです。年数が経つうちに、いうべきことと言わなくていいことがわかるようになってきます。新入社員のうちは(本当はベテランになっても)、きちんと報告をして、あなたの仕事の状況を把握してもらい、適切な指示をもらいましょう。きちんと報告できていないと、きちんとした指示がもらえません。
「連絡」とは、自分が知っていることや知りたいことを関係者に伝えることです。
ちょっとした電話の内容の連絡、わからなかったこと報告や連絡、これも言いにくい場面はたくさんでてきます。
特に、休む理由の報告。労働者は、休暇をとる権利がありますので、理由をいう必要はありません。というのは、たてまえで、実情は会社や部署や上司の気分でかわります。私の今の上司は、休暇は権利だといつも言っているので、当日の朝にチャットで休む連絡をすれば、何も言われません。それでも礼儀として、体調不良です、などと軽く理由を言っています。部署によっては、とても有給など言いづらいこともありました。みなさんの会社によるので新入社員のうちは、休みの連絡は、周りに合わせてみましょう。
「相談」とは、自分が困ったことや悩んだことを上司やチームメンバーに伝えて、アドバイスや意見をもらうことです。ただコツがあり、わかりません、だけではダメです。必ず、自分ならどうするか、を考えて下さい。作業の手順を忘れてしまったなど、答えが決まっていることは、すぐ聞くべきですが、報告書を書く、見積もりを作るなど、自分で作成するものは、必ず、いったん考えましょう。
全体的に、ホウレンソウをするときのコツは、方法を事前に決めておくことです。作業の報告は、どうしましょうか？連絡方法は、どうか？なかなか席にいない上司であれば、先に上司の電話番号を聞いておくのも良いですね。コミュニケーションのとっかかりを楽にしておきましょう。
2. 問題解決能力
問題解決能力もまた、求められるスキルの一つ。
トラブルに出会ったとき、適切な解決策を見つけ出す能力です。
みなさんは、新入社員です。失敗を恐れず、コミュニケーションしながら解決策をみつけていくと良いでしょう。独りよがりはNGです。
大事なことは、問題の原因を考え、解決案をみつけて行動することです。ビジネスでは、様々な問題に直面します。冷静に対処すれば、良い結果をもたらすでしょう。
問題の解決には、”なぜなに分析”がおすすめです。以下の6つのステップで行いましょう。
1. 問題をはっきりさせる：問題とは何か、どのような影響があるか、解決してどのような状態になりたいかを明確にしましょう。
2. 原因の分析：問題の根本的な原因は何かを分析します。データや事実に基づいて客観的に考えましょう。徹底的に、考えられうる原因をすべて挙げていきます。今、目に見えていない原因、明らかに違うと思われる原因もすべて書き上げていきましょう。
3. 解決策の立案：それぞれの原因に対し、どのような対策があるかを考えます。複数の案を出し、それぞれのメリットやデメリットを比較していきます。現状解決されている原因、可能性がない原因はここで取り除いていきます。
4. 解決策の選択：最も効果的で実現可能な解決策を選択します。選択の理由や根拠を明確にします。解決策が複数あるときは、優先順を決めましょう。
5. 解決策の実行：決めた解決策を行います。必要な作業、物を書き出します。スケジュール、だれがやるかを明確にします。
6. 解決策の評価：実行した解決策の効果を評価しましょう。問題が解決されたか、目標が達成されたかを確認します。改善の余地があれば、再度対策を検討するようにしましょう。
問題解決能力は、ステップを踏んで論理的に考えることが大切です。新入社員の皆さんは、日々の仕事で問題に直面したときに、このステップを意識して取り組んでみてください。問題解決能力は、ビジネスで成功するための重要なスキルです。
3. 自己管理能力
自己管理能力とは、自分自身の時間や仕事を適切に管理する能力。特に、期限を守ること、仕事の優先順位をつけることに気をつけること。
以下に、自己管理能力の内容を説明します。
1.情報の整理:雑然とした書類や電子ファイルは仕事の効率が悪いです。整然とした情報整理は、効率を上げ、重要な活動に集中できるようにします。
2. 目標の設定:週ごとの目標を決め、作業を計画しましょう。目標設定力は、仕事の方向性を決め、生産性を維持するために必要です。
3. 時間の管理:仕事に優先順位をつけて、締め切りを守るようにします。
4. 自発性: 自分から積極的に行動しましょう。
5. ストレス管理:仕事にはストレスがつきもの。適度なストレスは仕事のやる気や効率をアップしますが、過度なストレスは害です。適切な食事や運動、ストレス軽減の方法を実践しましょう。自分に合ったストレス解消法をみつけましょう。適度な運動がおすすめです。
これらの自己管理能力を考えながら仕事をしてみましょう。
4. 学習能力
新人は、何も知らないもの。新しい知識やスキルを習得する学習能力を持ちましょう。新入社員のうちは、何も知らないのが当たり前です。これはありがたいこと。年月が経つと、そんなことも知らないの？と思われてしまいます。今のうちにどんなことでも聞いてしまいましょう。
5. プロフェッショナリズム
社会人とはプロのこと。職場での行動や態度におけるプロフェッショナリズムが求められます。
プロとは、次のような行動がともなうこと。
適切な行動。立ち振る舞い、言葉遣い、お客様や、同僚先輩、下請け会社の方に対し、丁寧で大人な対応をしてすることです。言葉が丁寧でも対応がNGなこともあります。お客様や先輩に対し、できません、などとにべもなく断っていませんか？何を求めているのか、本当にできないのか、答える前に考えることは必ずあります。
責任感を持つ。自分のやるべき仕事を把握しましょう。知らないから、できないから、聞いてないから、やらない、ほっとく。これではNGです。できないなら聞いて、やれることをやる。これが責任です。
6. チームワーク
新入社員は、他のメンバーと協力して仕事を進めるチームワークのスキルを持つことが重要です。同僚や先輩は、ライバルかもしれませんが、それ以上に仲間です。謙虚な姿勢で、協力的な態度をもちましょう。
7. テクノロジーへの理解
現代の職場では、テクノロジーを理解し、それを使用する能力が必要です。
職場のテクノロジーは、日進月歩です。とくに、会社により事務処理のシステムが大きくちがいます。仕事を覚えるというより、システムを覚える、という必要が出てきます。
例えば、私の会社では、作業報告、作業日報、日報それぞれが、システムも送り先も違います。
作業報告は、上司に出すもの。仕事の進捗やトラブル、納期などの報告です。
作業日報は、上司経由で経理に行くもの。分刻みで何の作業をしたかを記入します。どの仕事に何工数かかったかを算出するものです。
日報は、上司経由で人事に行くもの。残業や休日をみて、給料を決めます。
それぞれ似た報告でも目的や宛先が異なり、ＰＣでやる作業も違います。
皆さんの会社でもエクセルで見積や報告、データ整理などを行うと思います。
ワードやパワーポイントで企画書やプレゼンを作成することもあるでしょう。
そのようなときに基本的なコンピュータースキルを身に着けていると作業がスムーズです。他に覚えることも多いなかで、会社特有ではない社会共通のスキルをしっていると、新入社員生活が楽になります。
できれば、プログラミングスクールに通うなどして、スキルを身につけるのも良いでしょう。
まとめ
新入社員に必要なスキルは多岐にわたりますが、これらのスキルはすべて、新入社員が職場で成功するための基礎を形成します。これらのスキルを身につけることで、新入社員は自分自身の価値を高め、企業にとっての価値を最大化することができます。これらのスキルを磨くことで、新入社員は自分のキャリアを有意義なものにすることができます。
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